業務人員之Evernote靈活工作術

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業務工作需穿梭在不同的辦公室及客戶之間,不但要有八面玲瓏的應對進退,也必需具備乾坤挪移的工作技法,還要加上不可或缺的小幫手:「業務助理」來處理大小事。但在智慧手機成基本配備的今天,業務人員其實還可以擁有第二位免費服務的業助﹣Evernote。Evernote是個強大的雲端數位筆記本,關於服務介紹可參考此文。因為身邊不少業務朋友,大力讚揚Evernote的好用,來看看他們是如何與這位「雲端業助」搭配合作!

【案例A:業務工作專業術】

  • Before   : 那…我回去找一下檔案,稍晚再補寄給您(擦汗…)
  • After      立馬變達人之專業形象我很行

Action 1.    把相關產品(專案)的所有重要檔案,整理在一份新記事上,再把附件attached上去,還可加註提醒自己的說明。(例:命名新記事為「178:業務開發 常用檔案」, 歸類在命名為「總表」的筆記本中,並加上你方便search的標籤「新客戶」「簡介」「優惠方案」…等)

業務工作專業術

Action 2.     除了你的電腦之外,還可隨時用手機,或平版電腦,或任何人的上網裝置(以瀏覽器登入也可用web-base取得資料),在任何時候都可以取得檔案,寄給客戶或現場Demo說明。

業務工作專業術﹣2

Action 3.    當然,一定要養成在收到任何資料,即更新在Evernote上,就不需到處找資料了。

                                                                                                                                                                          

【案例B:業務工作效率術】

Before    : 唉,與客戶開會的筆記洋洋灑灑3大頁,這下還得回公司加班整理
After       : 效率UpUp, 早早下班happy去 

Action 1.    有效率的會議,當然還是事前先擬好Agenda,按步就班討論。 Evernote的另一個好用之處,是會議通知和會議紀錄可以一起同步使用。將會議Agenda擬好,資料附上,正式meeting可以選擇發送email ,內部討論則可簡單share URL ,大家都可以在網路上瀏覽。

業務工作效率術

業務工作效率術﹣2

Action 2.    在會議進行其間或休息空檔,在原來的〔待討論〕之處,依Agenda順序整理出結論,或列出待解決事項。來得及的話,還可以在會議結束前,讓與會者確認一次。Done!! 有必要的話,第二次meeting,或增加突發事項,也可繼續往上增加會議紀錄。

Action 3.    有其他達人提供更專業的Evernote會議紀錄技巧,也供大家參考  

                                                                                                                                                                          

【案例C:業務工作靈活術】

Before    : 是!老闆!大客戶今天晚上想吃日本料理嗎? 嗯………………(抓頭)
After       : 老闆客戶都疼愛的社交王子

Action 1.    好業務除了工作效率,面面俱到也的成功必要元素之一。養成習慣,每次在外用餐時,先拿張店家名片用手機版的Evernote拍照,馬上存成一則新記事,還標注好地點。

業務工作靈活術

Action 2.    等有空時,再加註餐廳屬性的標籤方便日後快速尋找,並紀錄對餐廳的評語,或和哪位客戶用餐,停車位等資訊。下次要臨時安排聚餐,看是要用地點搜尋,還是要用餐廳類別搜尋,都可以快速完成,成為老闆客戶心中的美食專家。

業務工作靈活術-2

Action 3.    也可以將記事用分享連結的方式,傳給朋友參考,非常好用。

以上活用Evernote 工作小技巧,請大家享用。

 

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